Vision und Ausdauer in einem vielschichtigen Transformationsprogramm

Wie geben Sie einem relativ dezentralen Unternehmen von einer zentralen Vision aus Richtung vor? Wie gehen Sie mit unterschiedlichen Erwartungen an die IT innerhalb der SPIE Group und bei den Mitarbeitern um? Wie halten Sie in einer hochpragmatischen Kultur an einer langfristigen Strategie fest? Lieve Declercq, Geschäftsführerin von SPIE Niederlande bekommt es hin. Die Überarbeitung der IT-Landschaft wird mit strategischen und organisatorischen Herausforderungen erfolgreich verknüpft.

Die niederländische Niederlassung des internationalen multitechnischen Dienstleisters SPIE ist in den letzten fünfzehn Jahren stark gewachsen. Mit einer großen Übernahme in fast jedem Jahr, arbeiten derzeit etwa fünftausend Menschen für die Tochtergesellschaft des gleichnamigen und ursprünglich französischen Mutterkonzerns. Zum Beispiel wurde in 2017 Zuit, Spezialist für öffentliche Beleuchtung, übernommen.

„Das Wachstum ist gut, die Integration der Systeme hat sich jedoch verzögert“, sagt die Spitzenfrau, die im Mai 2017 ihr Amt angetreten hat. Nach ihrem Start stand sie vor einer umfassenden Transformation mit vier strategischen Schwerpunkten: People First, House in Order, Innovation und Wachstum. Dabei stieß sie auf eine veraltete IT-Umgebung, die nicht geeignet war, das Geschäft von SPIE zukunftsorientiert zu unterstützen.

Lieve Declercq: „Unsere Landschaft hatte mehr als 250 Anwendungen, eine Menge Schatten-IT, Hack-String-Schnittstellen, viel manuelle Arbeit und mehrere Interpretationen des veralteten Kernsystems, das von Menschen und Abteilungen auf unterschiedliche Weise genutzt wurde.“

Dynamik der Branche

Bei SPIE Netherlands ging es auch um die Frage, wie sich das Unternehmen in Richtung Kunden und Markt weiterentwickeln wird. „Arbeiten wir weiterhin als ‚Gelegenheitsarbeit‘ und erbringen reine Arbeitsleistungen nach dem Prinzip Stundensatz mal Stundenzahl? Oder ist das noch nicht alles? Einige unserer Kunden interessierten sich zum Beispiel für die intelligente Vermögensverwaltung, vorausschauende Wartung und Managed Service-Aufträge. Um dies anbieten zu können, musste die Informationsversorgung verbessert werden“, so die Geschäftsführerin.

In 2018 wurde beschlossen, die technologische Basis in Ordnung zu bringen, um durch neue oder andere Dienstleistungen Werte zu schaffen. Eine weitere Überlegung war, dass SPIE als großes Unternehmen immer noch als eine Ansammlung vieler kleiner, unabhängig arbeitender Unternehmen operierte.

„Eine andere Verwaltung der Arbeitsprozesse war ebenfalls erforderlich. Nicht mehr individuell, sondern aus einer zentralen und standardisierten Sicht.“ Das alte Kernsystem ist jedoch hauptsächlich transaktionsgebunden und passte überhaupt nicht.
Manchmal entstehen Kollisionen, das gehört jedoch zu jeder guten Beziehung

Lieve Declercq – Geschäftsführerin von SPIE Netherlands

Gesamtprogramm

Declercq wurde schnell klar, dass der Ansatz ein Gesamtprogramm erfordert, und nicht nur eine Reihe von kleinen Projekten. Neben der Auswahl der richtigen Kernanwendung ist die Implementierung der Anwendung hauptsächlich auch mit einer großen Change-Komponente verbunden. „Wir waren uns nicht sicher, ob wir selbst die notwendigen Kompetenzen im Haus haben.“ Zufälligerweise hatte sie in einem anderen Unternehmen, in dem Declercq die Rolle des CEOs ausübte, einen guten externen Programmmanager kennengelernt: Niels van Loon. „Niels hat von Anfang an angedeutet, dass er diese Arbeit nicht alleine machen kann und hat Anderson MacGyver vorgestellt.“

Rationale Sichtweise

„Gemeinsam mit Anderson MacGyver wurde in 2018 eine Analyse auf Basis des Operating Model Canvas durchgeführt“, fährt sie fort. „Daraus ergaben sich sofort gute Gespräche über unsere Tätigkeiten, die Unternehmensstruktur und die damit verbundene IT-Unterstützung, die letztlich in klaren Bildern und Handlungen zusammengefasst wurden.“

Diese rationale Sichtweise auf das gesamte Unternehmen hilft bei der Kursbestimmung und Entscheidungsfindung enorm weiter. Die Analyse zeigt, dass SPIE Netherlands durch sich überschneidende Rollen und Systeme gekennzeichnet ist und mit belasteten Datenbanken zu kämpfen hat. Dem Kernsystem fehlt die notwendige Funktionalität und die Fähigkeit, übernommene Unternehmen zu integrieren. Dieses Fehlen einer Gruppenlösung führt zu Umsatzeinbußen, fehlerhaften Prozessen und hohen Ausfallkosten.

Vier Arbeitsabläufe

Lieve Declercq: „Das Änderungsprogramm besteht aus vier Arbeitsabläufen: Auswahl der neuen Kernanwendung, Bereinigung und Integration der Datenbanken, Zugang zu peripheren Systemen und Professionalisierung der internen IT-Abteilung. Bisher hat sich die IT hauptsächlich auf Dienstleistungen und Unterstützung konzentriert und muss nun zur Systemimplementierung und strategischen Entwicklung beitragen.“

Aus der Sicht der internationalen SPIE Group ist dies eine dezentrale Implementierung. Dennoch werden die Erfahrungen aus den verschiedenen Ländern und Bereichen mitgenommen. Schließlich wurden auch im Ausland Anwendungsauswahlen gestartet, die zu möglichen Einkaufsvorteilen führen können. Letztendlich fiel die Wahl in den Niederlanden auf IFS Apps 10, eine Lösung des Softwareherstellers IFS. „Ein Unternehmen und eine Lösung, von der wir vorher noch nichts gehört hatten.“

„Anderson MacGyver hat, insbesondere dank Onno Wasser, eine wichtige Rolle bei der Auswahl, den Verhandlungen, der Preisgestaltung und den Bedingungen rund um IFS gespielt“, so Declercq weiter. „Wir als SPIE hätten das niemals selbst hinkriegen können. Fabian Haijenga hat einen klugen architektonischen Plan ausgearbeitet. Lisa Folkertsma und Else de Meijer haben die ersten Agile-Migrationen auf eine Weise geleitet, dass wir sie für die restlichen Migrationen selbst übernehmen konnten. Den Fortschritt besprechen wir regelmäßig mit Gerard Wijers.“

Den Überblick behalten

Seit dem ersten Konzeptnachweis in 2019 ist SPIE Netherlands bei etwa zwanzig Prozent der Systemimplementierung angekommen. Parallel dazu wird die Funktionalität weiterentwickelt und die Geschäftsbereiche stellen schrittweise auf die neue Anwendung um.

„Da die Umsetzung nach und nach an unsere eigenen Leute übergeben wird, müssen Niels und die Mitarbeiter von Anderson MacGyver manchmal über ihren eigenen Schatten springen. Der Übergang von den eingestellten Teams zu den meist neu ernannten Managern verläuft reibungslos und schneller, als wir zunächst erwartet haben.“

Das Festhalten an der eingeschlagenen Strategie ist für Lieve Declercq persönlich kein Thema: „Ich bin von Natur aus unerschütterlich. Als SPIE Niederlande sind wir ebenfalls dem strategischen Ziel sehr verpflichtet. Man stößt immer auf Probleme, aber wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Und manchmal muss man sich einfach ein bisschen anpassen.“

Keine Walhalla

Herausforderungen spielen in vier verschiedenen Bereichen. Schließlich kann IFS nicht sofort alle versprochenen Funktionen liefern. Zudem wurde die erste Migration in der Pilotphase unterschätzt, was eine entsprechende Nachbetreuung erforderte. Auch die Bereinigung der Datenbanken erwies sich als schwieriger als erwartet.

Die erste Einführung basierte bewusst auf einem Minimum Viable Product, damit die Anwender nicht direkt von der alten Welt nach Walhalla gehen müssen. „Nach und nach merken die Leute, dass es funktioniert, und werden automatisch begeistert“, so die Geschäftsführerin. „Die Corona-Krise hat keinen großen Einfluss auf die Durchlaufzeit. Training und Implementierung werden hauptsächlich digital durchgeführt.“

Phänomenaler Einsatz

Lieve Declercq ist sehr zufrieden mit dem Beitrag von Anderson MacGyver. „Der Einsatz der oben genannten Stakeholder ist phänomenal. Sie sind extern und gleichzeitig intern. Manchmal entstehen Kollisionen, das gehört jedoch zu jeder guten Beziehung. Sie gehen niemals Kompromisse bei der Qualität ein und verstehen, dass wir nicht ewig miteinander verbunden sein werden. Das ist sehr ordentlich.“

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